RECADRER, FÉLICITER, MOTIVER : FOCUS SUR LES TROIS TYPES D’ENTRETIENS DE MANAGEMENT A MENER AVEC VOS COLLABORATEURS

En tant que manager, savoir mener des entretiens de management avec vos collaborateurs est fondamental. Il représente un symbole fort et participe à votre légitimité.

Pas question donc de le remplacer par un échange informel à la machine à café, dans le couloir ou entre deux portes ! La principale différence entre un entretien de management et une simple conversation est que les entretiens de management ont des objectifs précis, ils se préparent à l’avance, sont formalisés et structurés.

Et quel que soit le motif de l‘entretien, un collaborateur doit toujours ressortir du bureau de son manager avec le sourire et le moral.

Quels sont les trois types d’entretiens que vous devez mener, à quels besoins répondent-ils et comment les structurer ?

Le rôle du manager est d’accompagner ses collaborateurs et ses équipes vers l’autonomie et la performance. Sa responsabilité est donc de rappeler le cadre, créer du lien et de la confiance, favoriser la créativité et la prise d’initiatives, donner les moyens de développer ses compétences dans le seul but que les objectifs de l’organisation soient atteints.

Le collaborateur a besoin de recevoir des retours, des commentaires sur son travail, tant sur ses résultats que sur sa méthode. C’est un gage d’équilibre et d’épanouissement.

Éric Berne, psychiatre américain, fondateur de l’Analyse Transactionnelle, dans les années 1960 a décrit 3 besoins fondamentaux humains qu’il a lui-même appelés des « soifs ».

C’est dire à quel point ces besoins sont à satisfaire pour maintenir la stabilité sociale et psychologique de chacun d’entre nous. Ces trois besoins sont les suivants et s’adaptent particulièrement au monde managérial :

  • Le besoin de stimulation qui se caractérise par les échanges sociaux (dialogue, observation, écoute…) et une attention personnalisée.
  • Le besoin de structure, c’est le cadre qui rassure et donne des repères
  • Le besoin de reconnaissance, les signes donnés qui maintiennent la confiance et la motivation.

Les entretiens de management participent à la satisfaction de ces besoins, zoomons plus précisément sur trois types d’entretien : l’entretien de recadrage, de félicitations et de motivation.

L’entretien de recadrage

Est utile lors d’un comportement hors cadre ou d’un résultat qui engendre un dysfonctionnement dans l’équipe, l’organisation ou auprès des clients.

L’objectif de cet entretien est de rappeler à votre collaborateur le cadre et les valeurs de l’équipe puis de trouver avec lui de nouvelles solutions pour modifier ce comportement déviant.

L’entretien de félicitation

Est adapté pour montrer à votre collaborateur le résultat positif qu’il a atteint grâce aux qualités qu’il a déployées.

L’objectif est de l’encourager à continuer dans cette voie, lui montrer les conséquences positives de son action sur l’organisation, l’équipe, l’ambiance…. Il pourra ainsi prendre plus confiance en son talent et utiliser ses compétences plus en conscience.

L’entretien de motivation

Est nécessaire quand vous remarquez les comportements démotivés de votre collaborateur. 

Votre objectif lors de cet entretien est de créer le dialogue à la fois pour montrer l’attention que vous portez à vos équipes et comprendre la raison du changement de ses comportements.

Vous déploierez vos qualités d’écoute active et neutre afin de permettre à votre collaborateur de trouver des solutions vers un nouvel épanouissement.

Comment conduire un entretien de management efficace ?

Dans les trois cas de figure, la recette est toujours la même :

  • Il est essentiel que vous ayez, pour chaque entretien, un objectif précis, défini à l’avance.
  • Démarrez par une entrée en matière positive et directe, qui va donner le ton pour créer la confiance, l’ambiance du dialogue et montrer votre envie à trouver des solutions.
  • Rappelez ensuite le cadre de travail, les principes, les consignes, l’objectif avec lesquels le collaborateur travaille.
  • Complétez avec une phase d’échanges afin d’écouter votre collaborateur et de lui laisser suggérer des actions à mettre en place. « Comment avez-vous fait pour atteindre ce résultat positif ? » ou « quelles solutions réalisables vous envisageriez pour faire évoluer votre résultat ? »
  • Toujours conclure, en résumant ce qui a été dit et en soulignant les engagements et les conséquences positives pour chacun « ce nouveau comportement vous permettra de retrouver de la confiance, moi, en tant que manager je pourrai vous déléguer de nouvelles missions ».
  • Annoncer un suivi pour concrétiser cet engagement et valider dans le temps la mise en action « je vous propose un prochain point la semaine prochaine suite à cet entretien pour mesurer la mise en place des changements ».

La clé de réussite de ces entretiens = votre posture !

Ces entretiens de management doivent être conduits sur un ton déterminé et ouvert aux échanges. L’attitude à privilégier est l’écoute active avec les outils du questionnement neutre et la reformulation. Votre état d’esprit est positif et sincère.

Tout ce qui est énoncé se base sur des faits indiscutables, sans aucune interprétation ni jugement.

Vous avez maintenant en main tous les éléments pour mettre en place des échanges constructifs avec vos équipes.

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